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    校對履歷表該做與不該做的事
     
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        有位求職者最近應徵一家報社職員的工作,除了她已備妥的求職函之外,報社要求她再填寫一份制式的求職申請表,表中有一欄是要她填上自己能對這職務有所貢獻的特殊專長,因此她填上自己的專長是“校對, I proofread good(註:正確寫法是I am good at proofreading),由此就足以說明她並不足以適任這份工作或任何其他與文書相關的工作。

       

        美國知名求職作家喬伊絲•甘迺迪指出:該名求職者所犯的錯誤非常普遍,在她的著作《Cover Letters for Dummies》裡,她提到:將近75o/o求職者就是因為求職函中出現拼字或文法錯誤而被公司從候選名單中剔除。想想看,有誰會願意雇用犯這種錯誤的人?就好像參加一場可查書籍的考試,連這樣都寫錯,那還談什麼資格?!

 

        在今日需要利用大量電子郵件、簡訊、文字訊息溝通的時代,有能力將一堆句子串成易懂的形式是非常重要的。無論你是任職於郵件室或董事會,人們都需要能瞭解你所要傳達的訊息。文件打錯字對文件的作者與讀者而言,都是件很難堪的事。美國知名企業寶鹼公司﹝Procter & Gamble﹞前任主管同時也是史黛拉面談顧問公司

       

        ﹝Stellar Interviewing Concepts﹞創始人─大衛•保克曼指出:先前有許多有潛力的應徵者就因為將寶鹼公司名稱“Procter”誤打成“Proctor”而慘遭淘汰。為了不讓自己痛失寶貴的面試機會,千萬要學好校對的技巧。

       

以下是溝通專家建議在校對時該做與不該做的事:

 

●  該做:一次專注一個字,慢慢來,確定每個字都拼對;如果你不很確定,就查字典。

 

●  不該做:不要只靠自己一人,記得請你所尊崇的人在你校對一遍後,再幫你檢查一次,身為文件的作者,你往往更容易忽略一些顯而易見的錯誤。

 

●  該做:將一大篇內文分成數個小塊,以避免流於自動讀文形式,而忽略掉錯 誤的地方。

 

●  不該做:不該期待在一次校對中就找出所有錯誤,考慮在每趟校對中間讓眼睛休息一下,在每次校閱時,都試著找出不同的問題。

 

  該做:檢查最易搞混的字,例如:“no”與“not”, you”與“your”, if”與“of”,“a”與“an”;特別注意縮寫字,例如:they’re we’re it’s that’s,這些都很容易搞錯,而且不易由電腦自動拼音檢查中被檢查出來。

 

●  不該做:不要忽略了同音異義字,有些字發音相同,拼法與語意卻不相同,即使一些專業作家也常忽略了同音異義字,請您確定自己用對了 ”there” “their “too” “to”

 

●  該做:倒著唸文件,倒著唸文件讓你可以暫時忘掉句子上下文意,而只專注在每個單字,這樣你就比較不會錯過拼字上的錯誤。

 

●  不該做:不要太催促自己,可能的話,儘量在寫作與校對之間休息一下,最常見的校對技巧就是在文件寫完後先擱一晚,這技巧對早上頭腦清醒的人更能有效地抓出錯誤。

 

  該做:大聲唸出來,這會讓你校稿速度放慢,並幫助你抓到更多錯誤,有些好笑的錯誤,例如:“broad member”與“board member”可是會讓你付出慘痛代價,有位求職者提及她曾犯的錯誤,就是把曾擔任公關主管 ”public relations” 拼成 ”pubic relations”

 

●  不該做:不要只從電腦螢幕上校閱,記得一定要將每篇文章列印下來再唸,這不僅能提供你不同思維角度,更可幫助你看出編排與標頁碼的問題。

 

該做:編排形式要一致,檢查所有標題﹝粗體字、底下畫線等﹞是否一致,另外條列式的地方,它的大寫與標點是否都一致。

 

 

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